XRechnung erstellen: Alles, was Sie wissen müssen
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- XRechnung ist Pflicht: Seit 2020 müssen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber im XRechnung-Format eingereicht werden.
- Reines XML-Format: XRechnung basiert auf strukturierten XML-Daten ohne visuelle PDF-Komponente.
- EU-Norm EN 16931: Der Standard setzt die europaweiten Anforderungen für elektronische Rechnungsstellung um.
- Automatisierung: Maschinelle Verarbeitung reduziert Fehler und beschleunigt Zahlungen.
- Validierung wichtig: Jede XRechnung muss vor dem Versand auf Konformität geprüft werden.
Was ist XRechnung? Die Definition einfach erklärt
XRechnung ist ein elektronisches Rechnungsformat, das auf einem strukturierten XML-Datenmodell basiert und speziell für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber in Deutschland entwickelt wurde. Im Kern handelt es sich um eine maschinenlesbare Datei, die alle relevanten Rechnungsinformationen in einem standardisierten Format enthält.
Die xrechnung definition lässt sich so zusammenfassen: Es ist ein verbindlicher Standard für elektronische Rechnungen, der die EU-Norm EN 16931 umsetzt. Diese Norm legt die Mindestanforderungen fest, die eine elektronische Rechnung in der gesamten Europäischen Union erfüllen muss. Für Deutschland wurde mit XRechnung ein konkretes Format geschaffen, das diese Vorgaben technisch umsetzt.
Der große Unterschied zu einer herkömmlichen PDF-Rechnung liegt darin, dass XRechnung rein datenbasiert funktioniert. Die Informationen sind in einer XML-Struktur organisiert, die Computer direkt auslesen und verarbeiten können. Menschen können diese Rohdaten ohne spezielle Software meistens nicht sinnvoll lesen – ein wichtiger Punkt, den viele am Anfang übersehen.
"Die Digitalisierung und Automatisierung im öffentlichen Sektor spart Zeit und reduziert Fehler." — Praxisbeispiel: Lieferant meldete schnellere Zahlungseingänge.
Seit November 2020 ist XRechnung für alle Lieferanten verbindlich, die mit Bundesbehörden Geschäfte machen. Die rechtliche Grundlage bildet die E-Rechnungsverordnung des Bundes.
Das XRechnung Format: Aufbau und technische Grundlagen
xrechnung format ist technisch eine reine XML-Datei, die nach streng definierten Regeln aufgebaut ist. XML (Extensible Markup Language) strukturiert Daten und macht sie für Maschinen lesbar. Anders als ein PDF richtet sich XRechnung an Softwaresysteme.
Technische Basis: Es gibt zwei zugelassene XML-Syntaxen: UBL (Universal Business Language) und UN/CEFACT CII. Beide sind international anerkannt. Entscheidend ist, dass das Ergebnis konform ist.
Eine XRechnung muss zahlreiche Pflichtfelder enthalten: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, vollständige Angaben zu Lieferant und Empfänger, Leitweg-ID (bei Behörden), Leistungsbeschreibung, Beträge mit Steuerinformationen und Zahlungsdetails. Fehlt ein Pflichtfeld, wird die Rechnung abgelehnt.
Wichtig: XRechnung hat keine visuelle Komponente. Im Gegensatz zu ZUGFeRD, das eine PDF mit eingebetteter XML-Struktur ist, ist XRechnung rein datenbasiert.
Die aktuelle Version ist XRechnung 3.0.1 (Stand Februar 2024). Mit jeder Version kommen neue Anforderungen hinzu—halten Sie Ihre Software aktuell.
Zur Validierung stehen offizielle Prüftools zur Verfügung, die technische Struktur und inhaltliche Plausibilität prüfen (z. B. Umsatzsteuerberechnungen).
XRechnung machen: Schritt-für-Schritt zur konformen Rechnung
Wenn Sie eine XRechnung erstellen möchten (xrechnung machen), benötigen Sie geeignete Software oder einen Online-Dienst. Word oder Excel reichen nicht aus — das XML muss korrekt erzeugt werden.
1. Datensammlung
Sammeln Sie alle benötigten Informationen: Firmendaten, Steuernummer, Empfängerdaten, Leitweg-ID, Leistungsbeschreibungen, Mengen, Preise und Steuersätze. Vollständige Daten erleichtern die Erstellung.
2. Softwareauswahl
Wählen Sie ein geeignetes System: ERP-Module, spezialisierte Buchhaltungsprogramme oder Online-Plattformen. Die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) des Bundes bietet ein kostenloses Erstellungstool an.
3. Dateneingabe und Verifizierung
Tragen Sie alle Informationen ein. Achten Sie auf Pflichtfelder; viele Tools markieren diese. Häufiger Fehler: fehlende oder falsche Leitweg-ID.
4. Validierung
Lassen Sie die Rechnung automatisch prüfen. Nutzen Sie bei Unsicherheit zusätzlich offizielle Validierungstools, bevor Sie versenden.
5. Elektronischer Versand
Versandwege: Upload-Portale, PEPPOL oder E-Mail (nur wenn akzeptiert). Informieren Sie sich beim Empfänger über den bevorzugten Weg.
Praxis-Tipp: Erstellen Sie die erste XRechnung ohne Zeitdruck. Die Routine kommt mit der Wiederholung.
Pflichtangaben und Besonderheiten bei XRechnungen
XRechnung verlangt umfangreichere Pflichtangaben als herkömmliche Rechnungen. Die EN 16931 definiert einen großen Katalog an erforderlichen Informationen mit dem Ziel der Vollautomatisierung.
- Grundpflichtangaben: Eindeutige Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, USt-IdNr. oder Steuernummer, vollständige Namen und Anschriften, Lieferdatum/Leistungszeitraum, detaillierte Leistungsbeschreibung.
- Leitweg-ID: Essentiell für Behörden; falsche IDs führen zu Zurückweisungen oder verlorenen Rechnungen.
- Steuerinformationen: Steuerbetrag, Steuerkategorie und angewendeter Steuersatz müssen explizit angegeben sein.
- Zahlungsinformationen: IBAN, BIC (falls nötig), Zahlungsziel und Skonto-Bedingungen.
- Anhänge: Möglich, aber nur base64-kodiert eingebettet in die XML; in der Praxis selten genutzt.
Seit Version 3.0 gibt es zusätzliche Pflichtfelder für spezielle Fälle (grenzüberschreitende Lieferungen etc.). Bei Unsicherheit die Software oder den Steuerberater fragen.
Versand und Übermittlung von XRechnungen
Die Übermittlung hängt vom Empfänger ab. Für Bundesbehörden ist die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) die primäre Anlaufstelle — Upload oder spezielle E-Mail-Adressen sind möglich.
Bei Ländern und Kommunen variiert die Vorgehensweise. Prüfen Sie im Vorfeld den akzeptierten Übermittlungsweg. Das PEPPOL-Netzwerk ist eine praktische, europaweit einheitliche Option, sofern Sender und Empfänger registriert sind.
E-Mail-Versand ist oft möglich, aber nicht immer der sicherste Weg. Dokumentieren Sie stets den Versand und bewahren Sie Empfangsbestätigungen auf.
Praxis-Tipp: Notieren Sie zu jedem Kunden den bevorzugten Übermittlungsweg und die korrekte Leitweg-ID.
XRechnung für Unternehmen: Ausblick auf 2025 und B2B-Pflicht
Ab 2025 wird die E-Rechnung schrittweise auch im B2B-Bereich verpflichtend. Das Wachstumschancengesetz verlangt ab dem 1. Januar 2025, dass Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können; der Versand wird gestaffelt eingeführt (2027/2028).
XRechnung ist eines der zulässigen Formate neben ZUGFeRD und anderen EN-16931-konformen Formaten. Wenn Sie bereits XRechnungen für Behörden erstellen, sind Sie für die kommende Pflicht im B2B-Bereich gut aufgestellt.
Kleinere Unternehmen profitieren von Automatisierung durch schnellere Zahlungen und einfachere Archivierung. Hybride Formate wie ZUGFeRD könnten im B2B öfter genutzt werden, da sie lesbare PDFs mit strukturierter XML kombinieren.
Nutzen Sie die Übergangsfristen: Prüfen Sie Softwareunterstützung, schulen Sie Mitarbeiter und testen Sie Prozesse mit Partnern.
Software und Tools für die XRechnung-Erstellung
Die richtige Software entscheidet, wie reibungslos XRechnung in Ihrem Alltag funktioniert. Anbieter wie DATEV, Lexware oder SAP bieten bereits integrierte Funktionen. Für kleinere Unternehmen gibt es browserbasierte Dienste.
Die ZRE bietet ein kostenloses Erstellungstool für Gelegenheitsnutzer. Open-Source-Projekte wie Mustang-Projekt oder konik richten sich an Entwickler. Achten Sie bei Auswahl auf:
- Automatische Validierung gegen aktuellen XRechnung-Standard
- Regelmäßige Updates
- Prüfung und Markierung von Pflichtfeldern
- Speicherung von Stammdaten
- Schnittstellen zu Warenwirtschaft und Kundendaten
Integration ist entscheidend: Schnittstellen verhindern doppelte Dateneingabe und sparen Fehler.
Häufige Fehler vermeiden und Qualität sichern
Typische Fehlerquellen sind bekannt — mit ein paar Regeln vermeiden Sie sie:
- Leitweg-ID: Fehler oder fehlende Leitweg-ID sind der häufigste Ablehnungsgrund. Führen Sie eine gepflegte Liste.
- Unvollständige Pflichtfelder: Inhalte sollten sinnvoll und aussagekräftig sein, nicht nur formal ausgefüllte Felder.
- Steuer- und Rundungsfehler: Lassen Sie Steuerbeträge von der Software berechnen.
- Sonderzeichen: XRechnung nutzt UTF-8; vermeiden Sie unsichtbare Sonderzeichen durch Copy&Paste.
- Rechnungs- vs. Leistungsdatum: Beide Angaben sind separat erforderlich und dürfen nicht verwechselt werden.
- Fehlende Validierung: Prüfen Sie immer vor Versand mit der Software oder offiziellen Tools.
Tipp: Erstellen Sie eine kurze Checkliste für den Versand — sie spart Zeit und reduziert Nacharbeit.
FAQ – Häufig gestellte Fragen zur XRechnung
Was genau ist eine XRechnung?
Eine XRechnung ist ein standardisiertes, rein maschinenlesbares XML-Format für elektronische Rechnungen, das die EU-Norm EN 16931 umsetzt. Sie wird speziell für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland verwendet und enthält alle Rechnungsinformationen in strukturierter Form ohne visuelle Darstellung.
Muss ich XRechnungen erstellen?
Wenn Sie Waren oder Dienstleistungen an Bundesbehörden liefern, ist die XRechnung seit November 2020 verpflichtend. Viele Bundesländer und Kommunen haben ebenfalls entsprechende Vorgaben. Ab 2025 kommt die E-Rechnungspflicht schrittweise auch für den B2B-Bereich, wobei XRechnung eines der zulässigen Formate ist.
Kann ich XRechnungen mit Excel oder Word erstellen?
Nein, XRechnung ist ein komplexes XML-Format, das Sie nicht manuell in Office-Programmen erstellen können. Sie benötigen spezialisierte Software wie Buchhaltungsprogramme, ERP-Systeme oder Online-Dienste, die das konforme XML-Format generieren und validieren.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein reines XML-Format ohne visuelle Komponente, während ZUGFeRD ein hybrides Format ist, das eine lesbare PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten kombiniert. Beide erfüllen die EU-Norm EN 16931, aber XRechnung ist speziell für den öffentlichen Sektor konzipiert, ZUGFeRD eher für die Privatwirtschaft.
Wo finde ich die Leitweg-ID meines Kunden?
Die Leitweg-ID sollte Ihnen Ihr Kunde direkt mitteilen, oft steht sie auf Bestellungen oder in der Lieferanteninformation. Viele Behörden veröffentlichen ihre Leitweg-IDs auch auf ihren Websites. Im Zweifelsfall fragen Sie direkt beim zuständigen Sachbearbeiter nach.
Wie versende ich eine XRechnung?
Der Versandweg hängt vom Empfänger ab. Bundesbehörden nutzen die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE), an die Sie per Upload oder E-Mail senden können. Länder und Kommunen haben oft eigene Systeme. Alternativ können XRechnungen über das PEPPOL-Netzwerk oder per E-Mail an spezielle Empfangsadressen geschickt werden.
Wird meine XRechnung automatisch geprüft?
Ja, die Empfangssysteme führen automatische Validierungsprüfungen durch. Fehlerhafte Rechnungen werden abgelehnt und Sie erhalten eine Fehlermeldung. Deshalb ist es wichtig, Ihre XRechnung vor dem Versand selbst mit einem Validierungstool zu prüfen.
Was kostet die Erstellung von XRechnungen?
Die Kosten hängen von der gewählten Lösung ab. Es gibt kostenlose Tools wie das Erstellungstool der ZRE für einfache Rechnungen. Professionelle Buchhaltungssoftware mit XRechnung-Funktion kostet je nach Anbieter zwischen 10 und 50 Euro monatlich. Online-Dienste arbeiten oft mit Abo-Modellen oder berechnen pro erstellter Rechnung.
Muss ich alte Rechnungen auf XRechnung umstellen?
Nein, bereits gestellte und bezahlte Rechnungen müssen nicht nachträglich umgestellt werden. Die XRechnung-Pflicht gilt nur für neue Rechnungen ab dem jeweiligen Stichtag der betreffenden Behörde.
Kann ich XRechnungen archivieren wie normale Rechnungen?
Ja, XRechnungen unterliegen den gleichen Aufbewahrungspflichten wie herkömmliche Rechnungen (in der Regel 10 Jahre). Sie müssen in dem Format archiviert werden, in dem sie erstellt und empfangen wurden, also als XML-Datei. Achten Sie auf eine revisionssichere Archivierung.
Was passiert, wenn meine XRechnung abgelehnt wird?
Sie erhalten eine Fehlermeldung mit der Begründung der Ablehnung. Korrigieren Sie die beanstandeten Punkte, erstellen Sie eine neue XRechnung mit neuer Rechnungsnummer und senden Sie diese erneut. Dokumentieren Sie den Vorgang für Ihre Buchhaltung.
Brauche ich spezielle technische Kenntnisse?
Nein, mit moderner Software können Sie XRechnungen auch ohne tiefes technisches Verständnis erstellen. Die Programme führen Sie durch den Prozess und validieren automatisch. Grundkenntnisse über die Pflichtangaben und den Versandprozess sollten Sie sich allerdings aneignen.