E-Rechnung versenden effizient für KMU und IT-Teams

Was bedeutet „E-Rechnung versenden" konkret?

Wenn wir von E-Rechnung versenden sprechen, meinen wir die vollautomatische Erzeugung und Übermittlung strukturierter, maschinenlesbarer Rechnungsdaten. Eine echte E-Rechnung im rechtlichen Sinn liegt in einem strukturierten Datensatz vor – typischerweise als XML nach XRechnung-Standard oder im hybriden ZUGFeRD-Format. Diese Formate erlauben es dem Empfänger, Rechnungsinformationen automatisiert zu empfangen und weiterzuverarbeiten, ohne dass jemand Daten manuell abtippen oder scannen muss.

Elektronische Rechnungsübermittlung ist ein weiter gefasster Begriff und umfasst alle digitalen Übertragungswege – auch den Versand von PDFs per E‑Mail. Nach deutscher und EU‑Gesetzgebung gilt eine Rechnung jedoch erst dann als echte „E‑Rechnung", wenn sie in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegt. Ein PDF ist meist nur ein Abbild; XRechnung oder ZUGFeRD transportieren dagegen Rechnungspositionen, Steuersätze und Zahlungsinformationen als Datensätze.

Unter Automatisiertem Rechnungsversand versteht man einen softwaregesteuerten Ablauf: ERP, Warenwirtschaft oder Shop übernimmt die Daten, erzeugt konforme E‑Rechnungen und verschickt diese über vordefinierte Kanäle – inklusive Validierung, Protokollierung und revisionssicherer Archivierung. Ziel ist: kein manueller Eingriff mehr. Ein praktischer Tipp: Ohne sauber gepflegte Stammdaten (Kundenadressen, Steuersätze, Bankverbindungen) hilft auch die beste Software wenig – Fehler werden dann nur schneller sichtbar.

Rechtliche Grundlagen und Formate in Deutschland

Die rechtliche Basis bildet § 14 UStG in Verbindung mit der EU‑Richtlinie 2014/55/EU. Bis Ende 2024 konnten PDF‑Rechnungen unter Umständen noch als „elektronische Rechnung" gelten, wenn der Empfänger zustimmte. Ab 2025 wird im B2B‑Bereich die strukturierte E‑Rechnung schrittweise verpflichtend. Das Bundesfinanzministerium stellt hierzu regelmäßig aktualisierte FAQ bereit.

Nach Definition muss eine E‑Rechnung elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet werden können. Ziel ist ein durchgängig digitaler Prozess – Ausdrucken, Scannen oder manuelles Abtippen sollen entfallen. Zwei Formate haben sich in Deutschland etabliert:

• XRechnung: Offizieller Standard für den öffentlichen Sektor, EN‑16931‑konformes reines XML‑Format, für Menschen ohne Software schwer lesbar.
• ZUGFeRD: Hybridformat mit menschenlesbarem PDF und eingebettetem strukturiertem XML‑Datensatz; ab Version 2.0 ebenfalls EN‑16931‑konform.

Wichtig: Für Lieferungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes ist meist XRechnung oder PEPPOL‑Versand vorgeschrieben. Im privaten B2B‑Bereich besteht mehr Flexibilität – allerdings sollten Sie frühzeitig mit Ihren wichtigsten Kunden abstimmen, welches Format sie erwarten.

Typische Versandkanäle für E-Rechnungen

Die Wahl des Versandkanals richtet sich meist nach dem Empfänger. Häufig genutzte Kanäle sind:

• E‑Mail mit strukturiertem Anhang: Einfacher Weg – ZUGFeRD- oder XRechnung‑Datei als Anhang. Kein zusätzlicher Infrastrukturbedarf, jedoch oft fehlende Zustell- und Verarbeitungsbestätigungen.
• PEPPOL‑Netzwerk: Standardisiertes, sicheres europäisches Netzwerk für automatisierten Austausch. Besonders im öffentlichen Bereich verbreitet; bietet Statusmeldungen und Empfangsbestätigungen. Benötigt einen PEPPOL‑Access‑Point.
• Rechnungs‑/Webportale: Kundenspezifische Portale oder zentrale Plattformen (z. B. ZRE). Oft manuelles Hochladen oder Schnittstellenintegration – bei vielen Kunden kann das unübersichtlich werden.
• EDI: Klassischer Massendatenaustausch (z. B. EDIFACT). Sehr automatisiert, aber aufwändige Implementierung und bilaterale Vereinbarungen.
• API‑basierte Direktverbindungen: REST, SFTP, Webservices – ideal bei wenigen, technisch versierten Kunden; erfordert Pflege der Schnittstellen.

Prozessschritte beim automatisierten E-Rechnungsversand

Ein durchgängig automatisierter „Order‑to‑Invoice"-Prozess besteht typischerweise aus sechs Schritten:

1. Erzeugung der Rechnungsdaten im ERP-, Faktura- oder Shop-System (z. B. SAP, DATEV, Lexware, Afterbuy). Saubere Stammdaten sind entscheidend.
2. Formatierung als E‑Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD). Pflichtfelder wie Rechnungsnummer, Datum, Steuersätze, Beträge und Bankverbindung müssen gefüllt sein.
3. Automatisierte Validierung gegen offizielle Schemata: technische XML‑Prüfungen und fachliche Plausibilitätschecks. Fehler werden protokolliert.
4. Versand über den definierten Kanal (E‑Mail, PEPPOL, Portal, EDI). Die Entscheidung kann systemgestützt anhand des Kundenprofils erfolgen.
5. Empfangsbestätigung und Monitoring: Versandprotokolle und Statusmeldungen (bei PEPPOL z. B. „zugestellt" oder „abgelehnt") fließen in Dashboards.
6. Elektronische Archivierung nach GoBD: revisionssicher, unveränderbar, jederzeit abrufbar und maschinell auswertbar.

In der Praxis senkt die Automatisierung die Laufzeiten deutlich – viele Unternehmen reduzieren die Rechnungslaufzeit von mehreren Tagen auf unter einen Tag.

Vorteile der elektronischen Rechnungsübermittlung

Medienbruchfreiheit ist der zentrale Vorteil: vom Auftrag bis zur Zahlung bleibt alles digital – keine Ausdrucke, kein Scannen, keine manuelle Erfassung. Das spart Zeit und eliminiert typische Fehlerquellen.

Schnellere Durchlaufzeiten: E‑Rechnungen erreichen Empfänger innerhalb von Sekunden; viele Empfänger verarbeiten sie automatisiert weiter, wodurch Zahlungen schneller freigegeben werden. Studien und Praxiserfahrungen zeigen Verkürzungen von 50–70% bzw. mehr.

Kostenreduktion: Einsparungen bei Papier, Porto, Archivplatz und Personal. Anbieter beziffern oft 5–10 Euro Ersparnis pro Rechnung – bei hohem Volumen summiert sich das erheblich.

Weniger Fehler: Automatische Validierung erkennt Tippfehler, falsche Steuersätze oder fehlende Pflichtangaben vor dem Versand. Dubletten-Erkennung reduziert Reklamationen.

Transparenz & Compliance: Digitale Prüf- und Freigabeprozesse schaffen Nachvollziehbarkeit; revisionssichere Archivierung nach GoBD reduziert Risiken bei Betriebsprüfungen.

Empfängerseite: Automatisierte Verarbeitung als Erfolgsfaktor

E‑Rechnung wird erst dann wirklich wirksam, wenn der Empfänger ebenfalls automatisiert verarbeitet. Eingangsrechnungs‑Systeme erkennen Formate automatisch, prüfen Datenkonsistenz und führen bei Bedarf einen 3‑Wege‑Abgleich (Rechnung, Bestellung, Lieferschein) durch.

Fehlerhafte Rechnungen werden frühzeitig zurückgewiesen; richtige Rechnungen fließen automatisch in die Zahlungsvorbereitung. Der sogenannte Straight‑Through‑Processing ermöglicht vollständige Durchläufe ohne menschliche Interaktion – in der Praxis erreichen Unternehmen hier oft deutlich höhere Automatisierungsquoten (z. B. 80% statt 20%).

Für Versender gilt: Je besser strukturiert und fehlerfrei Ihre E‑Rechnungen sind, desto schneller erfolgt die Verarbeitung beim Kunden und desto schneller erhalten Sie Ihr Geld.

Software-Lösungen und praktische Szenarien

Die passende Software hängt von Ihrer IT‑Landschaft, Unternehmensgröße und Kundenanforderungen ab. Beispiele aus der Praxis:

• Afterbuy – Für E‑Commerce‑Händler; erzeugt automatisch ZUGFeRD oder XRechnung und versendet per E‑Mail oder über sichere Kanäle.
• DATEV – Bewährt bei Steuerberatern und Mandanten; unterstützt die weitgehend automatische Verarbeitung von E‑Rechnungen und die digitale Übergabe an Steuerberater.
• Lexware faktura+auftrag – Beliebt im Mittelstand; einfache Bedienung, automatische Validierung und Buchung von E‑Rechnungen.
• Comarch, SAP & Co. – Für große Unternehmen und internationale Anforderungen: skalierbare Lösungen mit PEPPOL‑Anbindung und Multi‑Country‑Support.

Praktisches Beispiel: Ein Gerätehersteller mit SAP wandelt Rechnungen automatisch in ZUGFeRD um, versendet öffentliche Rechnungen als XRechnung per PEPPOL und private Kunden per E‑Mail. Ergebnis: Fehler werden im Hintergrund gefiltert, Debitorenlaufzeit sinkt deutlich.

Für Shop‑Betreiber kann eine spezialisierte Plattform wie e-rechn.de/de eine einfache Integration bieten—insbesondere bei EU‑weiten Verkäufen.

Umsetzungsschritte für Ihr E-Rechnungs-Projekt

Ein strukturierter Ansatz in sechs Schritten hilft beim erfolgreichen Start:

1. Rechtliche und fachliche Anforderungen klären: Welche Kunden verlangen welches Format/Portal? Öffentliche Auftraggeber fordern oft XRechnung über PEPPOL.
2. Systemlandschaft prüfen: Welche ERP-, Faktura- oder Shop‑Systeme nutzen Sie? Gibt es vorhandene Plugins oder Module?
3. Software auswählen: ERP‑Modul oder externe Plattform? Demos testen, Referenzen prüfen, Support beachten.
4. Prozessdesign und Automatisierungsregeln: Format‑/Kanalregeln, Freigabe‑Workflows, Fehler‑Handling definieren.
5. Technische Integration und Tests: Schnittstellen konfigurieren, E‑Rechnungen gegen Schemata validieren, Testversände durchführen.
6. Rollout und Monitoring: Schulungen, schrittweiser Rollout, Dashboards für Versand‑ und Fehlerstatistiken einrichten.

Mein Tipp: Starten Sie mit einer kleinen Pilotgruppe von Kunden, führen Sie Testversände durch und optimieren Sie Prozesse, bevor Sie breit ausrollen.

FAQ – Häufige Fragen zum automatisierten E-Rechnungsversand

Weiterführende Quellen

• Was ist eine E‑Rechnung? (Bund)
• FAQ E‑Rechnung Bundesverwaltung
• BMF – E‑Rechnung
• Mindforms – E‑Rechnungen empfangen/verarbeiten
• Afterbuy – E‑Rechnung
• Sage – E‑Rechnung
• IHK München – Marktübersicht
• DATEV – E‑Rechnung
• Lexware – E‑Rechnung