e-rechnung freiberufler Praxisleitfaden 2025 für Freelancer

E-Rechnung für Freelancer: Alles, was Sie 2025 wissen müssen

Lesezeit: ca. 9 Minuten

Wichtige Erkenntnisse

• Ab 1. Januar 2025 müssen Freelancer im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können.
• Versand bleibt freiwillig bis Ende 2026; ab 2027 gelten strengere Regeln für große Unternehmen.
• B2C, Kleinbetragsrechnungen & Kleinunternehmer sind ausgenommen und haben Erleichterungen.
• XRechnung, ZUGFeRD und Peppol sind die relevanten Formate — wählen Sie das passende für Ihre Kunden.
• Geeignete, GoBD-konforme Software ist notwendig für Erstellung, Empfang und Archivierung.

Inhaltsverzeichnis

• Was sich 2025 für Freiberufler wirklich ändert
• Der Unterschied zwischen E-Rechnung und normaler PDF-Rechnung
• Wen die E-Rechnungspflicht wirklich betrifft
• Zeitplan und Übergangsfristen
• Die wichtigsten E-Rechnungsformate im Überblick
• Technische Anforderungen und die richtige Software
• Ausnahmen, die Ihnen Luft verschaffen können
• Praktische Schritte für die Umstellung
• FAQ

Was sich 2025 für Freiberufler wirklich ändert

Die E-Rechnungspflicht für Freelancer ist gekommen: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Sie im B2B-Bereich elektronische Rechnungen empfangen können. Das bedeutet nicht automatisch, dass Sie sofort alles umstellen müssen — aber technisch bereit sein müssen.

Wenn Sie überwiegend mit Privatkunden arbeiten, betrifft Sie die Pflicht nicht. Arbeiten Sie jedoch für Agenturen, Unternehmen oder öffentliche Auftraggeber, sollten Sie aktiv werden. Viele meiner Kolleginnen und Kollegen waren überrascht, wie unterschiedlich die Auswirkungen sind: Ein Grafikdesigner, der für Agenturen arbeitet, hat seine Prozesse vollständig angepasst; eine Yogalehrerin mit Privatkunden blieb weitgehend unbeeinflusst.

Die E-Rechnung soll langfristig Zeit sparen und Fehler reduzieren — kurzfristig ist aber eine technische Anpassung nötig.

Der Unterschied zwischen E-Rechnung und normaler PDF-Rechnung

Viele Freelancer denken: „Ich verschicke doch schon PDFs — reicht das nicht?“ Leider nein. Eine E-Rechnung ist eine strukturierte, maschinenlesbare Datei (häufig XML), keine einfache PDF-Anlage.

Während eine PDF für Menschen gut lesbar ist, kann Buchhaltungssoftware die Informationen meist nicht direkt übernehmen. Das führt zu manuellen Eingaben oder fehleranfälliger OCR-Verarbeitung. Bei einer E-Rechnung sind die Daten bereits so organisiert, dass Ihre Software sie automatisch importieren kann.

Wichtig: Die E-Rechnung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten und manipulationssicher sein — das heißt, die Daten müssen gegen nachträgliche Veränderungen geschützt werden.

Wen die E-Rechnungspflicht wirklich betrifft

Die Pflicht richtet sich an den B2B-Bereich: Rechnungen an Unternehmen, Selbstständige oder öffentliche Auftraggeber. Privatkunden (B2C) bleiben ausgenommen. Bei gemischten Kundenkreisen können Sie unterschiedliche Formate für unterschiedliche Kunden nutzen — das ist erlaubt, aber organisatorisch anspruchsvoll.

Ausnahmen: Kleinunternehmer nach § 19 UStG und Kleinbetragsrechnungen unter 250 € sind ausgenommen. Behörden haben oft schon vorher XRechnung gefordert — hier ändert sich für viele wenig.

Zeitplan und Übergangsfristen, die Sie kennen sollten

Die Einführung erfolgt gestaffelt:

• 1. Januar 2025: Empfangspflicht für E-Rechnungen im B2B-Bereich.
• Bis Ende 2026: Versand von E-Rechnungen bleibt freiwillig (Übergangsfrist).
• Ab 1. Januar 2027: Versandpflicht für Unternehmen mit >800.000 € Jahresumsatz.

Nutzen Sie die Übergangsfrist, um Ihre Software und Abläufe zu testen. Manche Freelancer bieten Kunden bereits jetzt E-Rechnungen als Service an — das kommt gut an.

Die wichtigsten E-Rechnungsformate im Überblick

Drei Formate dominieren in Deutschland:

• XRechnung: Standard für öffentliche Auftraggeber — reines XML, streng spezifiziert.
• ZUGFeRD: Kombiniert PDF (menschlich lesbar) mit eingebettetem XML — ideal für gemischte Kundenkreise.
• Peppol: Europäisches Netzwerkformat, relevant bei grenzüberschreitenden Geschäften.

Tipp: Fragen Sie Ihre Hauptkunden, welches Format sie bevorzugen. Viele Buchhaltungsprogramme unterstützen mittlerweile XRechnung und ZUGFeRD.

Technische Anforderungen und die richtige Software

Eine passende Software ist entscheidend: Sie muss E-Rechnungen erstellen, empfangen, importieren und GoBD-konform archivieren können. Bekannte Lösungen sind DATEV, WISO, sevDesk oder Accountable. Viele bieten Testphasen an — unbedingt ausprobieren.

Worauf Sie achten sollten:

• Unterstützung für XRechnung und ZUGFeRD (mindestens)
• Automatische Prüfung auf Vollständigkeit
• Manipulationssichere, GoBD-konforme Archivierung
• Schnittstellen für Zahlungsabgleich und Import eingehender E-Rechnungen

Achtung: Die Software allein reicht nicht. Planen Sie Zeit für Einarbeitung, Tutorials oder Schulungen ein — das spart später Stunden.

Ausnahmen, die Ihnen Luft verschaffen können

Nicht jeder muss sofort umstellen. Wichtige Ausnahmen:

• Kleinunternehmer (§ 19 UStG): Umsatzgrenzen bieten Befreiung.
• Kleinbetragsrechnungen < 250 €: Ausgenommen von der Pflicht.
• B2C-Geschäfte: Privatkunden sind nicht betroffen.

Dennoch kann es sinnvoll sein, proaktiv E-Rechnungen anzubieten, da viele größere Kunden sie bevorzugen.

Praktische Schritte für die Umstellung

So gehen Sie systematisch vor:

1. Bestandsaufnahme: Welche Kunden sind B2B, welche B2C? Listen Sie Ihre Hauptkunden.
2. Kundenabfrage: Fragen Sie nach bevorzugten Formaten — ein kurzer Anruf reicht oft.
3. Softwarewahl: Testen Sie verschiedene Tools; achten Sie auf GoBD-Archivierung.
4. Testläufe: Erstellen und versenden Sie Probe-E-Rechnungen.
5. Dokumentation: Legen Sie eine Checkliste und kurze Anleitung für Ihren Prozess an.
6. Kommunikation: Informieren Sie Ihre Kunden rechtzeitig über die Umstellung.

Nutzen Sie Webinare, Leitfäden von IHK oder Branchenverbänden und Hersteller-Tutorials — viele Ressourcen sind kostenfrei.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)