E-Rechnung Archivierung GoBD-konform für Finanzabteilungen

Rechtlicher Rahmen: Was Sie zur E-Rechnung Archivierung wissen müssen

Elektronische Rechnungen müssen digital aufbewahrt werden – ein Ausdruck reicht nicht. Die GoBD verlangen, dass Rechnungen über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinweg lesbar, vollständig und unveränderbar bleiben. Für viele Finanzabteilungen bedeutet das ein erhebliches Umdenken.

Aufbewahrungspflicht: Die Frist entspricht der Papieraufbewahrung: grundsätzlich 10 Jahre nach AO und HGB. Während dieser Zeit müssen Systeme lesbar und manipulationssicher sein. Seit 2025 wird die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich schrittweise relevant – Unternehmen müssen strukturierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD empfangen und archivieren können.

„Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Unveränderbarkeit, Ordnung und Auffindbarkeit sind die Kernanforderungen der GoBD.“

Was bedeutet „revisionssicher" digitale Archivierung wirklich?

Revisionssicher bedeutet mehr als nur Dateien ablegen: Dokumente müssen über ganze 10 Jahre unverändert, vollständig, lesbar und maschinell auswertbar bleiben. Technisch erfolgt das häufig über WORM-Medien, digitale Signaturen, Versionierung und einen lückenlosen Audit-Trail.

Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit: Jeder Zugriff und jede Aktion muss protokolliert werden: wer, wann, was. Systeme benötigen Rollen- und Rechtekonzepte, Verschlüsselung und regelmäßige Backups. Zusätzlich sind Migrationsstrategien nötig, damit Formate auch in Jahrzehnten noch auswertbar sind.

Bei strukturierten Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD ist die maschinelle Auswertbarkeit Pflicht: Die XML-Daten müssen erhalten bleiben, nicht nur eine visuelle PDF-Darstellung.

Welche Daten müssen bei der E-Rechnung Archivierung gespeichert werden?

Grundregel: Archivieren Sie die E-Rechnung im Originalformat. Kommt die Rechnung als XRechnung (XML), speichern Sie das XML. Kommt sie als ZUGFeRD-PDF, speichern Sie das vollständige PDF mit eingebettetem XML. Bei Konvertierungen müssen sowohl das Original als auch die Konvertierung aufbewahrt und verknüpft werden.

Metadaten sind essenziell: Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Lieferant, Buchungskonto, Kostenstelle, Zahlungsstatus etc. Moderne DMS extrahieren diese automatisch und ermöglichen schnelle Suche und Auswertungen.

Praxis-Tipp: Legen Sie klare Dateinamenskonventionen fest (z. B. „Rechnungsnummer_Lieferant_Datum"), wenn Sie nicht sofort ein DMS einsetzen können.

Aufbewahrungsfristen: Wie lange müssen E-Rechnungen archiviert werden?

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt in Deutschland grundsätzlich 10 Jahre, beginnend mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung vom 15. März 2025 muss also bis mindestens 31. Dezember 2035 aufbewahrt werden.

Planen Sie Migrationen und testen Sie Backups regelmäßig. Nutzen Sie offene Formate wie PDF/A und XML für eine höhere Langzeitverfügbarkeit. Achten Sie bei Cloud-Anbietern auf Exportfähigkeit, damit Sie im Anbieterfall Ihre Daten herausbekommen.

Technische Lösungen: So funktioniert revisionssichere E-Rechnung Archivierung in der Praxis

Ein DMS oder eine spezialisierte Archivlösung ist praktisch unverzichtbar. Solche Systeme bieten automatischen Import, Schreibschutz, Versionierung, Audit-Trail, Verschlüsselung und Backup-Management – alles Anforderungen der GoBD.

DMS und digitale Archivierungslösungen

Der typische Ablauf: Rechnungen kommen per E-Mail, Portal oder Netzwerk. Das DMS erkennt Rechnungen, speichert sie im Originalformat und extrahiert Metadaten. Workflows übernehmen Prüfung, Freigabe und Verbuchung, während alle Schritte protokolliert werden (Audit-Trail).

Achten Sie auf GoBD-Zertifizierung und nahtlose Integration mit ERP- und Buchhaltungssystemen. Produkte wie DocuWare, DATEV Unternehmen Online oder SharePoint (bei korrekter Konfiguration) sind Beispiele – wichtig ist die richtige Implementierung, nicht nur der Produktname.

Speicherorte: Cloud, eigener Server oder WORM-Medien?

WORM-Medien bieten physische Unveränderbarkeit, sind aber unpraktisch in Verwaltung und Suche. On-Premises gibt volle Kontrolle, kostet jedoch IT-Ressourcen. Cloud ist skalierbar und bequem – aber wählen Sie Anbieter mit Serverstandort EU/Deutschland, Verschlüsselung und Export-Optionen.

Hybridlösungen kombinieren Vorteile, erhöhen aber Komplexität. Unabhängig vom Speicherort: IT-Sicherheit, Verschlüsselung, Zugriffskontrolle und getestete Backups sind Pflicht.

Prozess: Schritt für Schritt zur revisionssicheren E-Rechnung Archivierung

Ein sauber dokumentierter Prozess ist entscheidend. Hier ein Leitfaden:

1. Eingang: Automatischer Import via E-Mail-Connector, API oder Netzwerk (z. B. Peppol).
2. Prüfung und Freigabe: Formelle und sachliche Prüfung, unterstützt durch Workflows und automatische Abgleiche mit Bestellungen.
3. Speicherung im Originalformat: XML, ZUGFeRD-PDF oder PDF – das Original bleibt erhalten.
4. Indexierung/Metadaten: Automatische Extraktion und Ergänzung für schnelle Suche.
5. Revisionssichere Ablage: Schreibschutz, Versionierung, Audit-Trail, Rechteverwaltung und Verschlüsselung.
6. Backup & Langzeitverfügbarkeit: Regelmäßige, getestete Backups und Migrationskonzept.
7. Verfahrensdokumentation & Schulung: Schriftliche Prozesse und regelmäßige Mitarbeiterschulungen.

Ein gut implementiertes DMS reduziert Bearbeitungszeit, Fehler und Risiken bei Betriebsprüfungen deutlich.

Häufige Fehler: Das sollten Sie bei der E-Rechnung Archivierung vermeiden

Typische Stolpersteine:

• Nur Papieraufbewahrung: Ausdruck ersetzt nicht die digitale Archivierung.
• Falsches Format: Original-XML wegwerfen oder nur PDF speichern – falsche Praxis.
• Manuelle Dateiverwaltung ohne Schutz: Kein Audit-Trail, keine Rechteverwaltung.
• Fehlende Verfahrensdokumentation: Prozesse nicht schriftlich festhalten.
• Unzureichende Backups: Keine Tests, keine externe Kopie.
• Keine Langzeitplanung: Keine Migrationsstrategie bei Systemwechseln.

Prüfungslauf: Testen Sie stichprobenartig alte Rechnungen, öffnen Sie diese und spielen Sie Backups ein – so erkennen Sie Probleme frühzeitig.

Digitale Archivierung: E-Rechnungen als Teil der Gesamtstrategie

E-Rechnung Archivierung ist ein Einstieg in eine umfassende digitale Archivierungsstrategie. Ein zentrales DMS kann Rechnungen, Verträge, Lieferscheine und Personaldokumente verwalten und medienbruchfreie Prozesse ermöglichen.

Vorteile: Effizienz, Kostenersparnis, bessere Zusammenarbeit, Nachvollziehbarkeit und Nachhaltigkeit. Nutzen Sie die Einführung der E-Rechnung als Chance für größere Digitalisierungsprojekte.